Daten, Berechnungen und Darstellung voneinander trennen
Die Quelldaten müssen von den Berechnungen und den Ausgabetabellen getrennt werden. Diese Trennung erleichtert Aktualisierungen, Überprüfungen und die Fehlererkennung.
Manuelle Handhabung auf ein Minimum beschränken
Kopieren und Einfügen, das Löschen von Zeilen und bei jedem Abschluss geänderte Formeln stellen Risiken dar. Power Query, strukturierte Tabellen und einheitliche Namenskonventionen tragen oft dazu bei, den Prozess sicherer zu gestalten.
Sichtbare Steuerelemente erstellen
- Abstimmung mit der Quelle;
- Prüfung auf Duplikate;
- Erkennung fehlender Werte;
- Periodenprüfung;
- Kohärenzwerte;
- Benachrichtigung, wenn sich die Struktur einer Quelldatei ändert.
Unsichtbare Abhängigkeiten vermeiden
Externe Verknüpfungen, ungenutzte definierte Namen, undokumentierte Makros und verschachtelte Formeln machen die Datei anfällig. Abhängigkeiten müssen reduziert und dokumentiert werden.
Die Funktionsweise dokumentieren
Wozu dient die Datei und wer nutzt sie?
Welche Dateien oder Systeme fließen in das Modell ein?
Welche Schritte sind an der Datenverarbeitung beteiligt?
Wie lässt sich überprüfen, ob die Ausgabe vollständig und korrekt ist?
Wartungsarbeiten planen
Die Datei muss von einer anderen Person übernommen werden können. Es müssen eine Referenzversion, ein Änderungsprotokoll, ein Verantwortlicher und ein Testverfahren nach einer Änderung vorgesehen werden.
FAQ
Sollte man VBA-Makros verwenden?
Nicht unbedingt. Power Query, die modernen Excel-Funktionen und eine bessere Struktur reichen oft aus. VBA ist nach wie vor für bestimmte spezielle Anforderungen nützlich.
Wie kann man feststellen, ob eine Datei kritisch geworden ist?
Wenn es um den Abschluss eines Geschäfts, einen Bericht, eine Zahlung, eine Erklärung oder eine wichtige Entscheidung geht, muss es als entscheidendes Instrument betrachtet werden.
Wann sollte man Excel ersetzen?
Wenn die Dateigröße, Zugriffsrechte, Zusammenarbeit, Rückverfolgbarkeit oder die Häufigkeit der Nutzung die Sicherung der Datei erschweren.