原理。 虽然处理速度快但难以理解的文件并非可持续的进步。自动化必须同时提升生产率、可追溯性以及控制质量。
将数据、计算和结果输出分离
源数据应与计算结果和输出表格分离。这种分离有助于更新、检查和识别错误。
尽量减少人工操作
每次结账时进行的复制粘贴、行删除和公式修改都会带来风险。利用 Power Query、结构化数据表以及一致的命名规则，通常可以确保该流程的安全性。
创建可见控件
- 与源数据的同步；
- 重复项检查；
- 缺失值的检测；
- 期间控制；
- 一致性总和；
- 当源文件的结构发生变化时触发警报。
避免隐性依赖
外部链接、未使用的定义名称、未记录的宏以及嵌套公式都会导致该文件不稳定。应减少依赖项并对其进行记录。
记录运行情况
目标。
该文件有什么用途？谁在使用它？
该文件有什么用途？谁在使用它？
来源。
有哪些文件或系统为该模型提供数据？
有哪些文件或系统为该模型提供数据？
治疗方法。
哪些步骤会转换数据？
哪些步骤会转换数据？
检查。
如何验证输出结果是否完整且准确？
如何验证输出结果是否完整且准确？
安排维护工作
该文件应便于由其他人接手。需设定一个参考版本、修改历史记录、指定负责人，并制定变更后的测试流程。
常见问题解答
是否应该使用VBA宏？
并非总是如此。通常只需使用 Power Query、Excel 的现代函数以及更合理的结构就足够了。对于某些特定需求，VBA 仍然很有用。
如何判断一个文件是否已成为关键文件？
当其涉及财务报表、报告、付款、申报或重大决策时，应将其视为关键工具。
什么时候应该替换Excel？
当文件因容量、访问权限、协作、可追溯性或更新频率等因素而难以确保安全时。