Separar los datos, los cálculos y la presentación de resultados
Los datos de origen deben separarse de los cálculos y las tablas de resultados. Esta separación facilita las actualizaciones, las comprobaciones y la identificación de errores.
Reducir las manipulaciones manuales
Copiar y pegar, eliminar filas y modificar fórmulas en cada cierre son fuentes de riesgo. Power Query, las tablas estructuradas y unas reglas de nomenclatura coherentes suelen permitir garantizar la seguridad del proceso.
Crear controles visibles
- reconciliación con la fuente;
- control de duplicados;
- detección de valores que faltan;
- control de los períodos;
- coherencias totales;
- avisa cuando cambia la estructura de un archivo de origen.
Evitar las adicciones invisibles
Los enlaces externos, los nombres definidos que no se utilizan, las macros no documentadas y las fórmulas anidadas hacen que el archivo sea vulnerable. Es necesario reducir y documentar las dependencias.
Documentar el funcionamiento
¿Para qué sirve el archivo y quién lo utiliza?
¿Qué archivos o sistemas alimentan el modelo?
¿Qué pasos se siguen para transformar los datos?
¿Cómo se comprueba que el resultado sea completo y exacto?
Planificar el mantenimiento
El archivo debe poder ser retomado por otra persona. Es necesario establecer una versión de referencia, un historial de modificaciones, un responsable y un procedimiento de prueba tras cada cambio.
Preguntas frecuentes
¿Es recomendable utilizar macros de VBA?
No siempre. A menudo basta con Power Query, las funciones modernas de Excel y una mejor estructura. VBA sigue siendo útil para algunas necesidades específicas.
¿Cómo saber si un archivo se ha vuelto crítico?
Cuando sirve de base para un cierre, un informe, un pago, una declaración o una decisión importante, debe considerarse una herramienta fundamental.
¿Cuándo hay que sustituir Excel?
Cuando el volumen, los derechos de acceso, la colaboración, la trazabilidad o la frecuencia hacen que resulte difícil proteger el archivo.